نوبت‌دهی و فرم در دل چت‌بات با تقویم شمسی
نوبت‌دهی آنلاین و فرم در ویجت چت‌بات آیوا با تقویم شمسی: ساخت فرم با ۹ نوع فیلد، تعریف ساعت‌های رزرو و تعطیلی‌ها، تجربه مشتری و دیدن نتایج در داشبورد.
خیلی از کسب‌وکارها از چت‌بات چیزی بیشتر از جواب دادن می‌خواهند. کلینیک می‌خواهد مراجعه‌کننده نوبت بگیرد، مشاور می‌خواهد درخواست جلسه جمع کند، آموزشگاه برای آزمون تعیین سطح وقت می‌دهد و شرکت خدماتی فرم درخواست بازدید دارد. معمولاً برای این کارها سراغ یک فرم‌ساز یا سامانه نوبت‌دهی جداگانه می‌روند و مشتری باید میان چند صفحه جابه‌جا شود.
در آیوا فرم و نوبت‌دهی داخل خود ویجت چت هستند. مشتری وسط گفتگو فرم را پر می‌کند یا از میان زمان‌های خالی نوبت برمی‌دارد؛ با تاریخ شمسی و به وقت تهران.
در این راهنما ساخت فرم و برنامه نوبت‌دهی، تجربه مشتری، دیدن نتایج در داشبورد و محدودیت‌ها را مرور می‌کنیم. فرم و رزرو فقط در پلن آیوا ژرف فعال‌اند. این پلن به‌صورت آنلاین فروخته نمی‌شود و برای تهیه‌اش باید با تیم فروش آیوا صحبت کنید.
فرم و رزرو در آیوا: نگاه کلی
| ویژگی | فرم | رزرو |
|---|---|---|
| کاربرد | گرفتن اطلاعات ساختاریافته از مشتری | انتخاب یک زمان خالی از برنامه شما |
| تعداد | چند فرم برای هر دستیار | چند برنامه نوبت‌دهی برای هر دستیار |
| تاریخ | فیلد تاریخ با تقویم شمسی | تقویم شمسی و ساعت تهران |
| نتیجه در داشبورد | صفحه «فرم‌ها» | صفحه «رزروها»، با نمای لیست و تقویم هفتگی |
دو نکته درباره هر دو قابلیت:
- مشتری فرم و رزرو را خودش از منوی ویجت باز می‌کند: دکمه منو کنار کادر نوشتن پیام، و بعد گزینه «فرم‌ها» یا «رزرو». هوش مصنوعی خودش فرمی باز نمی‌کند و به‌جای مشتری نوبت نمی‌گیرد.
- این دو قابلیت فعلاً فقط در ویجت سایت کار می‌کنند و در بله، گفتینو و باسلام در دسترس نیستند.
هر دو در مرحله ششم ساخت دستیار («یکپارچه‌سازی») تعریف می‌شوند؛ بقیه مراحل را در آموزش ساخت چت‌بات با آیوا ببینید.
ساخت فرم، قدم‌به‌قدم
در مرحله ششم، کارت «فرم» با توضیح «ایجاد فرم‌های اختصاصی» را انتخاب کنید:
- «نام فرم» را بنویسید؛ همین نام در منوی ویجت دیده می‌شود. مثلاً «درخواست مشاوره».
- «توضیحات» را بنویسید و هدف فرم را کوتاه توضیح دهید.
- «پیام پایان فرم» را بنویسید؛ متنی که بعد از ارسال به مشتری نشان داده می‌شود، مثلاً «درخواست شما ثبت شد و در ساعت کاری با شما تماس می‌گیریم.» اگر این فیلد خالی بماند، پیام پیش‌فرض «فرم شما با موفقیت ارسال شد.» نمایش داده می‌شود.
- فیلدها را بسازید. برای هر فیلد «متن فیلد»، «نوع» و «الزامی» بودن را تعیین کنید. «متن پیش‌فرض» و «متن راهنما» هم به مشتری کمک می‌کنند بداند چه بنویسد.
- با «افزودن فیلد» فیلد تازه بسازید و ترتیب فیلدها را با کشیدن و رها کردن تغییر دهید.
- «افزودن فرم» را بزنید. فرم در فهرست «فرم‌های ثبت شده» قرار می‌گیرد و با گزینه «فعال» می‌توانید آن را موقتاً از ویجت بردارید.
انواع فیلد
فرم‌های آیوا نُه نوع فیلد دارند:
- متن کوتاه و متن بلند
- عدد
- شماره تلفن؛ ویجت قالب موبایل ایرانی (
09xxxxxxxxx) را بررسی می‌کند - ایمیل
- تاریخ، با انتخابگر تقویم شمسی
- چک‌باکس، مثلاً برای تأیید قوانین
- انتخاب تکی و انتخاب چندتایی؛ گزینه‌ها را در «آیتم‌های لیست»، هر کدام در یک خط، بنویسید
برای فیلدهای متنی، عددی، تلفن و ایمیل، با گزینه «پیشرفته» می‌توانید «الگوی اعتبارسنجی» هم تعریف کنید؛ مثلاً برای اینکه کد پستی حتماً ده رقم باشد. فرم‌ها فیلد بارگذاری فایل ندارند.
ساخت برنامه نوبت‌دهی
کارت «رزرو» با توضیح «تنظیم زمان‌بندی رزرو ملاقات‌ها» را انتخاب کنید و این فیلدها را پر کنید:
- «عنوان»: نامی که مشتری در منوی ویجت می‌بیند؛ مثلاً «نوبت مشاوره حضوری».
- «تاریخ شروع»: از چه روزی نوبت داده شود؛ با تقویم شمسی و نه زودتر از امروز.
- «مدت هر نوبت (دقیقه)»: بین ۵ تا ۴۸۰ دقیقه.
- «مدت استراحت (دقیقه)»: فاصله میان دو نوبت، تا ۲۴۰ دقیقه.
- «حداقل فاصله تا رزرو (دقیقه)»: دست‌کم چقدر زودتر باید نوبت گرفت؛ حداکثر ۱۰٬۰۸۰ دقیقه، یعنی یک هفته.
- «رزرو تا چند روز آینده»: تا ۳۶۵ روز.
- «محدودیت یک رزرو برای هر کاربر»: اگر روشن باشد، هر کاربر تا وقتی نوبت قبلی‌اش نگذشته است، نمی‌تواند نوبت دیگری در همین برنامه بگیرد.
- «زمان‌های رزرو»: جدولی هفتگی از شنبه تا جمعه و از ساعت ۸ تا ۲۲ که هر خانه‌اش یک نوبت به‌علاوه زمان استراحت است. روی ساعت‌های کاری بکشید تا انتخاب شوند. دکمه «حذف همه انتخاب‌ها» جدول را خالی می‌کند.
- «روزهای تعطیل»: تاریخ را از تقویم انتخاب کنید و «افزودن تعطیلی» را بزنید؛ در این روزها نوبتی داده نمی‌شود.
در آخر «افزودن رزرو» را بزنید. برای هر دستیار می‌توانید چند برنامه بسازید؛ مثلاً یکی برای هر خدمت یا هر مشاور.
برای مثال، «کلینیک الف» مدت هر نوبت را ۲۰ دقیقه و استراحت را ۱۰ دقیقه گذاشته و در جدول، شنبه تا چهارشنبه از ساعت ۹ تا ۱۳ را انتخاب کرده است. نتیجه این است که نوبت‌ها هر نیم ساعت شروع می‌شوند: ۹:۰۰، ۹:۳۰، ۱۰:۰۰ و به همین ترتیب تا ۱۲:۳۰؛ یعنی روزی ۸ نوبت در این بازه. «حداقل فاصله تا رزرو» را ۱۲۰ دقیقه گذاشته تا کسی برای دو ساعت آینده نوبت نگیرد و تعطیلات رسمی را هم در «روزهای تعطیل» وارد کرده است.
مشتری در ویجت چه می‌بیند؟
رزرو:
- از منوی ویجت «رزرو» را می‌زند و برنامه موردنظرش را انتخاب می‌کند.
- زمان‌های خالی را به تفکیک روز، با نام روز هفته و تاریخ شمسی، می‌بیند.
- یک زمان را انتخاب می‌کند؛ اگر محدودیت یک رزرو خاموش باشد، می‌تواند تا دو زمان بردارد.
- «تأیید رزرو» را می‌زند و در صفحه تأیید، با «تأیید و ثبت رزرو» کار را تمام می‌کند.
- پیام «رزرو با موفقیت انجام شد» همراه «کد رزرو» نمایش داده می‌شود و مشتری می‌تواند زمان و کد را کپی کند.
هر زمان فقط یک بار رزرو می‌شود و بعد از رزرو، برای بقیه نمایش داده نمی‌شود. اگر زمان خالی نمانده باشد، مشتری پیام «در حال حاضر زمان خالی برای رزرو وجود ندارد.» را می‌بیند.
فرم: مشتری از منوی ویجت «فرم‌ها» را می‌زند، فرم را انتخاب می‌کند، آن را پر می‌کند و «ارسال فرم» را می‌زند. بعد عنوان «ارسال موفق» و پیام پایانی شما را می‌بیند.
دیدن فرم‌ها و رزروها در داشبورد
از میزکار به «مدیریت چت‌بات» بروید و منوی عملیات دستیار را باز کنید:
- «فرم‌ها»: فرم را از «انتخاب فرم» برگزینید. پاسخ‌ها در جدولی نمایش داده می‌شوند که برای هر فیلد یک ستون دارد، به‌علاوه ستون «تاریخ ثبت».
- «رزروها»: برنامه را از «انتخاب رزرو» برگزینید و میان نمای «لیست» و «تقویم هفتگی» جابه‌جا شوید. ستون «کاربر» نام، موبایل و ایمیل کسی را نشان می‌دهد که نوبت گرفته است.
نکته: نام و موبایل در فهرست رزروها از اطلاعاتی می‌آید که کاربر در شروع گفتگو ثبت کرده است. اگر می‌خواهید بدانید چه کسی نوبت گرفته، در مرحله اول ساخت دستیار «اطلاعات ضروری» را برای نام و موبایل روشن کنید؛ این گزینه در همه پلن‌ها هست. روش‌های گرفتن اطلاعات تماس را در جذب سرنخ با چت‌بات توضیح داده‌ایم.
محدودیت‌هایی که پیش از شروع باید بدانید
- یادآوری و اعلان فرستاده نمی‌شود. نه برای مشتری پیام یادآوری فرستاده می‌شود و نه برای شما اعلانی درباره نوبت یا فرم تازه. صفحه‌های «فرم‌ها» و «رزروها» را مرتب بررسی کنید.
- لغو و جابه‌جایی نوبت از داخل ویجت ممکن نیست. اگر مشتری خواست نوبتش را عوض کند، باید با شما تماس بگیرد؛ پس راه تماستان را در پایگاه دانش بنویسید.
- دستیار خودش نوبت نمی‌گیرد. اما می‌توانید در «دستورالعمل‌ها» بنویسید: «برای گرفتن نوبت، کاربر را به گزینه رزرو در منوی ویجت راهنمایی کن.»
- فقط در ویجت سایت: فرم و رزرو در کانال‌های دیگر نمایش داده نمی‌شوند.
- حوزه پزشکی و حقوقی: نوبت‌دهی کاری اداری است. دستیار تشخیص نمی‌دهد، دارو تجویز نمی‌کند و مشاوره حقوقی نمی‌دهد؛ شرایط استفاده آیوا هم این کاربردها را ممنوع کرده است. جزئیات را در چت‌بات برای کلینیک و مطب بخوانید.
این قابلیت‌ها به کار چه کسب‌وکارهایی می‌آید؟
- کلینیک‌ها و مطب‌ها: نوبت ویزیت، با برنامه جداگانه برای هر پزشک، و فرم پذیرش اداری.
- آموزشگاه‌ها: نوبت آزمون تعیین سطح و فرم پیش‌ثبت‌نام؛ نمونه‌ها را در چت‌بات برای آموزشگاه‌ها ببینید.
- دفاتر حقوقی و مشاوره: فرم پذیرش اولیه و نوبت جلسه حضوری؛ در چت‌بات برای دفاتر حقوقی و مشاوره بیشتر توضیح داده‌ایم.
- شرکت‌های خدماتی: فرم درخواست بازدید یا برآورد هزینه، با فیلدهای نشانی، نوع خدمت و زمان پیشنهادی.
سؤالات متداول
فرم و رزرو در کدام پلن فعال است؟
فقط در پلن آیوا ژرف. این پلن آنلاین فروخته نمی‌شود و شرایطش را تیم فروش با شما هماهنگ می‌کند. امکانات پلن‌های دیگر را در راهنمای انتخاب پلن آیوا مقایسه کنید.
تاریخ‌ها شمسی هستند؟
بله. انتخاب تاریخ در فرم، نمایش زمان‌های خالی و فهرست رزروها همه با تقویم شمسی‌اند و ساعت‌ها به وقت تهران حساب می‌شوند.
می‌توانم برای یک زمان بیش از یک نفر نوبت بدهم؟
نه. هر زمان فقط یک بار رزرو می‌شود. برای جلسه‌های گروهی، مثل کلاس یا کارگاه، فرم ثبت‌نام مناسب‌تر است.
آیا به مشتری یادآوری فرستاده می‌شود؟
نه. آیوا یادآوری نمی‌فرستد؛ مشتری می‌تواند زمان و کد رزروش را بعد از ثبت کپی کند و نگه دارد.
جمع‌بندی
فرم و نوبت‌دهی داخل ویجت، دو کار رایج را به همان جایی می‌آورند که مشتری سؤالش را می‌پرسد: ثبت درخواست و گرفتن وقت. با تقویم شمسی، ساعت تهران، تعطیلی‌ها و قانون یک رزرو برای هر کاربر، برنامه‌تان را همان‌طور که در واقعیت کار می‌کنید تعریف می‌کنید و نتیجه را در صفحه‌های «فرم‌ها» و «رزروها» می‌بینید.
این قابلیت‌ها فقط در پلن آیوا ژرف فعال‌اند؛ اگر برای کسب‌وکارتان به آن‌ها نیاز دارید، با تیم فروش آیوا تماس بگیرید.