چت‌بات برای آموزشگاه‌ها: ثبت‌نام، شهریه و برنامه کلاس‌ها
چت‌بات آموزشگاه به سؤال‌های تکراری ثبت‌نام، شهریه، تعیین سطح و برنامه کلاس‌ها جواب می‌دهد. ببینید چه فایل‌هایی لازم است و چطور آن را راه بیندازید.
فصل ثبت‌نام که می‌رسد، تلفن و پیام‌رسان آموزشگاه‌ها پر می‌شود از سؤال‌هایی که جوابشان روی تابلوی اعلانات هم هست: «ترم بعد کی شروع می‌شود؟»، «شهریه سطح سه چقدر است؟»، «برای بچه ده‌ساله کلاس دارید؟». بخشی از این سؤال‌ها را هم پدر و مادرها شب‌ها می‌پرسند، وقتی دفتر آموزشگاه بسته است.
چت‌بات می‌تواند این سؤال‌های اداری را از روی برنامه کلاس‌ها و قوانین ثبت‌نام جواب بدهد و اطلاعات تماس علاقه‌مندان را برای پیگیری در اختیارتان بگذارد. اگر با خود مفهوم چت‌بات هنوز آشنا نیستید، راهنمای جامع چت‌بات سایت نقطه شروع خوبی است.
در این مقاله می‌بینید چه سؤال‌هایی را به چت‌بات بسپارید، برنامه کلاس‌ها را در چه قالبی به آن بدهید، کدام قابلیت‌ها با چه پلنی به کارتان می‌آید و چت‌بات آموزشگاه کجا نباید وارد شود.
سؤال‌هایی که هر ترم تکرار می‌شوند
- دوره‌ها و سطح‌ها: چه دوره‌هایی دارید؟ برای چه سنی؟ تعیین سطح چطور انجام می‌شود؟
- زمان‌بندی: تاریخ شروع ترم، روزها و ساعت کلاس‌ها، تعداد جلسات و حضوری یا آنلاین بودن کلاس
- شهریه و پرداخت: شهریه هر سطح، امکان پرداخت اقساطی و هزینه کتاب و مواد آموزشی
- ثبت‌نام: مراحل، مدارک لازم و مهلت ثبت‌نام
- قوانین: غیبت، جلسه جبرانی و جابه‌جایی بین کلاس‌ها
- پایان دوره: آزمون پایان ترم و گواهی‌نامه
همه این‌ها جوابی ثابت دارند که هر ترم یک بار تعیین می‌شود. اگر همان اطلاعات را مرتب به چت‌بات بدهید، لازم نیست کسی صدها بار تکرارشان کند.
برنامه کلاس‌ها را در یک جدول بدهید
مهم‌ترین منبع دانش آموزشگاه، برنامه کلاس‌هاست و قالب مناسبش جدول است. آیوا هر ردیف جدول را کامل و همراه با نام ستون‌ها می‌خواند؛ پس اگر هر ردیف یک کلاس باشد، دستیار همه جزئیات آن کلاس را کنار هم می‌بیند. ستون‌های پیشنهادی:
| ستون | نمونه مقدار |
|---|---|
| نام دوره | زبان انگلیسی نوجوانان |
| سطح | سطح ۳ |
| گروه سنی | ۹ تا ۱۲ سال |
| روزها و ساعت | شنبه و دوشنبه، ۱۶ تا ۱۷:۳۰ |
| تاریخ شروع | ۱۵ مهر |
| تعداد جلسات | ۲۰ جلسه |
| شهریه (تومان) | ۳ میلیون و ۸۰۰ هزار |
| نوع کلاس | حضوری |
چند قاعده ساده دقت جواب‌ها را بالا می‌برد: واحد را در نام ستون بنویسید، نام دوره‌ها را در همه ردیف‌ها یکسان بنویسید و از سلول‌های ادغام‌شده پرهیز کنید. فایل اکسل (XLSX یا XLS) و CSV در همه پلن‌ها، حتی دوره آزمایشی، قابل بارگذاری است.
کنار جدول، یک سند «راهنمای ثبت‌نام» هم بنویسید: مراحل ثبت‌نام، مدارک، روش‌های پرداخت، قوانین غیبت و جلسه جبرانی و روش تعیین سطح. اگر سرفصل هر سطح را هم دارید، آن را اضافه کنید تا دستیار بتواند بگوید در هر سطح چه مباحثی تدریس می‌شود. پنج سؤال پرتکرار را هم، مثل تاریخ شروع ترم، در بخش سؤالات متداول ثبت کنید. این بخش در همه پلن‌ها هست و سؤال‌هایش در ویجت به‌صورت پیشنهاد دیده می‌شوند.
هر ترم، برنامه را تازه کنید
چت‌بات از روی فایل‌هایی جواب می‌دهد که در پایگاه دانشش هست. اگر برنامه ترم گذشته آنجا بماند، ممکن است تاریخ یا شهریه قدیمی اعلام شود. پس با شروع هر دوره ثبت‌نام:
- فایل برنامه ترم قبل را حذف کنید. حذف فایل، کاراکترهایش را به سهمیه شما برمی‌گرداند.
- فایل تازه را بارگذاری کنید و صبر کنید تا وضعیتش «اعمال شده» شود؛ فقط محتوای «اعمال شده» در پاسخ‌ها به کار می‌رود.
- چند سؤال درباره تاریخ شروع و شهریه را در پیش‌نمایش بپرسید و جواب را با برنامه تطبیق دهید.
اگر اطلاعات دوره‌ها روی سایت هم هست و آن را با لینک وب‌سایت به دستیار داده‌اید، به یاد داشته باشید که صفحه‌ها خودکار دوباره خوانده نمی‌شوند و باید بعد از هر تغییر، لینک را دوباره اضافه کنید؛ یک نشانی را هم پیش از گذشتن ۲۴ ساعت نمی‌شود دوباره خواند. روال کامل به‌روزرسانی را در مقاله به‌روز نگه داشتن چت‌بات بعد از تغییر قیمت و موجودی نوشته‌ایم.
چت‌بات آموزشگاه معلم نیست
یک سوءتفاهم رایج این است که چت‌بات آموزشگاه باید درس هم بدهد یا تمرین حل کند. دستیار آیوا برای این کار ساخته نشده است. طبق قوانین داخلی‌اش، فقط درباره همان مجموعه و از روی محتوای شما جواب می‌دهد و درخواست‌هایی مثل حل تمرین و مسئله، ترجمه متن دلخواه یا گپ عمومی را مؤدبانه رد می‌کند.
این محدودیت در عمل به نفع شماست: دستیار کار پذیرش را انجام می‌دهد و آموزش همچنان در کلاس و با معلم می‌ماند. قوانین داخلی دستیار جلوی وعده‌هایی را هم که در محتوای شما نیامده می‌گیرد، اما بهتر است این دو مورد را صریحاً در بخش «دستورالعمل‌ها» هم بنویسید:
- درباره قبولی در آزمون یا نتیجه آموزشی قول نده.
- اگر کاربر درباره وضعیت درسی یک هنرجوی مشخص پرسید، او را به دفتر آموزشگاه ارجاع بده.
برای این حوزه، در قدم اول ساخت دستیار قالب آماده «آموزش و آموزشگاه‌ها» هم هست. متن قالب در پنجره ویرایش قابل تغییر است؛ آن را با همین نگاه اداری و با قوانین آموزشگاه خودتان تطبیق دهید.
قابلیت‌هایی که به کار آموزشگاه می‌آید
- اطلاعات ضروری (همه پلن‌ها): می‌توانید پیش از شروع گفتگو نام و موبایل بپرسید تا فهرستی از علاقه‌مندان داشته باشید. فهرست کاربران را هم در بخش «کاربران فعال» با دکمه «خروجی اکسل» دریافت می‌کنید. درباره اینکه چه چیزی بپرسید و چطور پیگیری کنید، مقاله جذب سرنخ با چت‌بات را بخوانید.
- لینک وب‌سایت: خواندن یک صفحه از سایت از پلن آیوا آگاه، و انتخاب چند صفحه از میان لینک‌های یک صفحه از پلن آیوا هوشمند.
- ربات بله (از آیوا آگاه): اگر خانواده‌ها با شما در بله در ارتباط‌اند، همان دستیار با همان دانش در بله هم جواب می‌دهد. روش ساختش را در مقاله ساخت ربات هوشمند در پیام‌رسان بله ببینید.
- زبان پاسخ «خودکار» (همه پلن‌ها): اگر هنرجوی غیرفارسی‌زبان دارید، دستیار به زبان آخرین پیام کاربر، از میان فارسی، انگلیسی، عربی و ترکی، جواب می‌دهد.
- فرم و رزرو (فقط آیوا ژرف): با فرم می‌توانید پیش‌ثبت‌نام بگیرید؛ مثلاً نام، شماره تماس، دوره مورد نظر و زمان ترجیحی، با تقویم شمسی برای فیلد تاریخ. با رزرو هم می‌توانید وقت آزمون تعیین سطح یا جلسه مشاوره بدهید. کاربر فرم و رزرو را از منوی ویجت باز می‌کند، اطلاعات در بخش‌های «فرم‌ها» و «رزروها»ی داشبورد ثبت می‌شود و یادآوری خودکاری فرستاده نمی‌شود. توضیح کامل در مقاله نوبت‌دهی و فرم در دل چت‌بات آمده است.
نمونه گفتگو
گفتگوی زیر نمونه‌ای فرضی از دستیار «آموزشگاه زبان نمونه» است و تاریخ‌ها و مبالغ آن ساختگی‌اند.
مراجع: سلام. برای پسرم که یازده سالش است کلاس زبان دارید؟
دستیار: سلام! بله. دوره «زبان انگلیسی نوجوانان» برای گروه سنی ۹ تا ۱۲ سال است. ترم پاییز از ۱۵ مهر شروع می‌شود و کلاس‌ها دو جلسه در هفته برگزار می‌شوند. اگر پسرتان قبلاً زبان خوانده، پیش از ثبت‌نام یک آزمون تعیین سطح کوتاه می‌دهد.
مراجع: شهریه‌اش چقدر است؟ قسطی هم می‌شود؟
دستیار: شهریه هر ترم این دوره ۳ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان است و می‌توانید آن را در دو قسط، هنگام ثبت‌نام و وسط ترم، پرداخت کنید.
مراجع: این جمله تکلیفش را هم برایم ترجمه می‌کنی؟
دستیار: من دستیار آموزشگاه زبان نمونه هستم و فقط درباره دوره‌ها، ثبت‌نام و برنامه کلاس‌ها کمک می‌کنم. برای تکالیف، بهتر است از استاد کلاس راهنمایی بگیرید. اگر درباره ثبت‌نام سؤال دیگری دارید، در خدمتم.
دو جواب اول از جدول کلاس‌ها و راهنمای ثبت‌نام آمده است. جواب سوم نتیجه قوانین داخلی دستیار است که درخواست‌های بیرون از حوزه آموزشگاه، مثل ترجمه، را رد می‌کند.
چند توصیه برای فصل ثبت‌نام
- ویجت را جای درست بگذارید. صفحه ثبت‌نام و صفحه دوره‌ها جایی است که بیشترین سؤال پیش می‌آید.
- ساعت‌های شلوغ را ببینید. نمودار «ساعات فعالیت چت‌بات» در میزکار نشان می‌دهد پیام‌ها بیشتر در کدام روز و ساعت هفته می‌رسند؛ از آن برای تنظیم ساعت‌های حضور کارکنان پذیرش استفاده کنید.
- گفتگوها را بخوانید. در «مکالمات اخیر» ببینید کدام سؤال‌ها بی‌جواب مانده‌اند و جوابشان را به محتوا اضافه کنید.
- با علاقه‌مندان تماس بگیرید. دستیار برای ثبت‌نام‌های تازه به شما اعلانی نمی‌فرستد؛ پس مرور فهرست کاربران و تماس با آن‌ها را به کار روزانه فصل ثبت‌نام تبدیل کنید.
نکته: قبل از هر ترم، نسخه قبلی برنامه را حذف کنید، نه اینکه فقط نسخه تازه را اضافه کنید. دو برنامه با تاریخ‌های متفاوت، دستیار را در انتخاب جواب درست سردرگم می‌کند.
جمع‌بندی
چت‌بات آموزشگاه، منشی صبوری است که برنامه کلاس‌ها و قوانین ثبت‌نام را از بر دارد و در هر ساعتی جواب می‌دهد. کار شما این است که برنامه هر ترم را مرتب و به‌موقع به آن بدهید و مرزش را روشن کنید: پذیرش و اطلاع‌رسانی با دستیار، آموزش با معلم.
ساخت دستیار آموزشگاهتان را رایگان شروع کنید و آن را با برنامه همین ترم در دوره آزمایشی امتحان کنید.