به‌روز نگه داشتن چت‌بات بعد از تغییر قیمت و موجودی
قیمت‌ها عوض شده و چت‌بات هنوز قیمت قدیمی را می‌گوید؟ ببینید کدام اطلاعات را دستی به‌روز کنید، کدام را به منبع زنده وصل کنید و چه روالی را پیش بگیرید.
قیمت‌ها را صبح شنبه عوض کرده‌اید، اما عصر همان روز مشتری‌ای با پیامی دلخور سراغتان می‌آید: «دستیار سایت گفت ۴۵۰ هزار تومان، حالا در صفحه محصول نوشته ۵۲۰.» دستیار اشتباه نکرده است؛ همان چیزی را گفته که به او داده بودید. فقط کسی به او خبر نداده بود که قیمت‌ها عوض شده است.
چت‌بات هوشمند از روی محتوایی جواب می‌دهد که در اختیارش گذاشته‌اید و آن محتوا خودبه‌خود با سایت و انبار شما همگام نمی‌شود. در این مقاله توضیح می‌دهیم کدام اطلاعات باید دستی به‌روز شود، کدام را بهتر است به منبع زنده وصل کنید و چطور روالی بسازید که به‌روز نگه داشتن دستیار به یک کار عادی و کم‌زحمت تبدیل شود.
چرا چت‌بات خودبه‌خود به‌روز نمی‌شود؟
وقتی فایلی بارگذاری می‌کنید یا لینکی اضافه می‌کنید، آیوا متن آن را در همان لحظه می‌خواند و نگه می‌دارد. مثل عکسی که از یک صفحه می‌گیرید: اگر صفحه فردا عوض شود، عکس همان است که بود.
- آیوا صفحه‌های سایت را به‌صورت خودکار یا دوره‌ای دوباره نمی‌خواند.
- فایل‌ها هم تا وقتی نسخه تازه را بارگذاری نکنید، همان نسخه قبلی باقی می‌مانند.
- دستیار از گفتگوها هم چیزی یاد نمی‌گیرد؛ اگر مشتری بگوید «قیمت عوض شده»، دانش دستیار عوض نمی‌شود.
برای همین به‌روز نگه داشتن دستیار کار شماست. خبر خوب این است که بخش مهمی از آن را می‌شود به منبع زنده سپرد.
اطلاعات ثابت، نیمه‌ثابت، زنده و موقت
قدم اول این است که اطلاعاتتان را بر اساس سرعت تغییرشان دسته‌بندی کنید:
| نوع اطلاعات | نمونه | سرعت تغییر | راه مناسب در آیوا |
|---|---|---|---|
| ثابت | درباره ما، شرایط مرجوعی، ضمانت | چند بار در سال | فایل یا لینک صفحه؛ به‌روزرسانی دستی هنگام تغییر |
| نیمه‌ثابت | فهرست خدمات، تعرفه‌ها، شهریه، ساعت کاری | ماهانه یا فصلی | جدول یا فایل؛ جایگزینی نسخه قبلی با نسخه تازه |
| زنده | قیمت و موجودی محصولات، وضعیت سفارش | روزانه یا لحظه‌ای | اتصال مستقیم به فروشگاه یا نرم‌افزار |
| موقت | جشنواره، تخفیف مناسبتی، ساعت کاری تعطیلات | چند روز یا چند هفته | متن کوتاه جداگانه با تاریخ شروع و پایان؛ حذف به‌موقع |
اطلاعات زنده را به منبع اصلی وصل کنید
برای اطلاعاتی که هر روز عوض می‌شود، به‌روزرسانی دستی تقریباً ناممکن است. راه درست این است که دستیار این اطلاعات را همان لحظه از منبع اصلی بخواند:
- ووکامرس (از پلن آیوا هوشمند به بعد): دستیار محصولات را مستقیم در فروشگاه شما جستجو می‌کند و قیمت، موجودی و تنوع‌های سایز و رنگ را همان لحظه می‌بیند. لازم نیست فهرست محصولات را بارگذاری کنید. جزئیات را در چت‌بات هوشمند ووکامرس ببینید.
- غرفه باسلام (در همه پلن‌ها): قیمت و موجودی واقعی محصولات غرفه مستقیم از باسلام خوانده می‌شود. راهنمایش در پاسخ خودکار به مشتریان باسلام آمده است.
- «ابزار شخصی» (از پلن آیوا هوشمند به بعد): اگر موجودی یا قیمت در نرم‌افزار انبار یا سیستم خودتان است و آن سیستم API دارد، دستیار می‌تواند مستقیم از همان‌جا بپرسد. توضیحش در اتصال چت‌بات به نرم‌افزارهای خودتان با «ابزار شخصی» آمده است.
- افزونه وردپرس (از پلن آیوا هوشمند به بعد): نوشته‌های منتشرشده سایت وردپرسی شما هنگام فعال‌سازی افزونه به پایگاه دانش فرستاده می‌شوند و بعد از آن با هر انتشار، ویرایش یا حذف، خودکار همگام می‌شوند. جزئیات را در افزونه وردپرس آیوا بخوانید.
نکته: اگر یکی از این اتصال‌ها را دارید، فهرست قیمت یا موجودی را جداگانه در پایگاه دانش نگذارید. در غیر این صورت دستیار دو منبع دارد که دیر یا زود با هم نمی‌خوانند.
فایل‌ها و جدول‌ها را درست جایگزین کنید
برای اطلاعات نیمه‌ثابت، مثل فهرست تعرفه‌ها یا جدول قیمت خدمات، این روال را پیش بگیرید:
- فایل را در همان نرم‌افزار خودتان، مثلاً اکسل، اصلاح کنید.
- نسخه تازه را در «پایگاه دانش دستیار» بارگذاری کنید.
- صبر کنید تا وضعیتش «اعمال شده» شود.
- نسخه قبلی را حذف کنید. حذف، کاراکترهای آن را هم به سهمیه‌تان برمی‌گرداند.
- سؤالی را که به تغییر مربوط است در پیش‌نمایش بپرسید و جواب را بررسی کنید.
چرا این ترتیب؟ اگر اول نسخه قبلی را حذف کنید، تا پردازش نسخه تازه تمام شود دستیار درباره آن موضوع چیزی نمی‌داند. اگر هم نسخه قبلی را نگه دارید، دستیار دو منبع متناقض دارد. پس فاصله قدم ۲ تا ۴ را کوتاه نگه دارید.
چند نکته دیگر:
- تاریخ را در نام فایل بنویسید، مثلاً «تعرفه‌ها-مهر-۱۴۰۵.xlsx»، تا در فهرست دانش راحت بفهمید کدام نسخه تازه است.
- فایل تکراری پذیرفته نمی‌شود. اگر فایلی را که هیچ تغییری نکرده دوباره بارگذاری کنید، آیوا آن را رد می‌کند؛ پس اگر خطای تکراری دیدید، احتمالاً تغییرات در فایل ذخیره نشده است.
- تغییرهای کوچک را همان‌جا ویرایش کنید. سؤالات متداول (در همه پلن‌ها) و پرسش و پاسخ‌ها (از پلن آیوا آگاه به بعد) ویرایش‌پذیرند و لازم نیست آن‌ها را حذف و دوباره اضافه کنید.
صفحه‌های سایت را دوباره اضافه کنید
اگر صفحه‌ای از سایت را به پایگاه دانش داده‌اید و بعد محتوای آن عوض شد، آیوا خودش متوجه نمی‌شود. برای به‌روزرسانی:
- همان لینک را دوباره با «افزودن لینک وب‌سایت» اضافه کنید («خزش وب‌سایت سطح ۱» از پلن آیوا آگاه به بعد).
- صبر کنید تا وضعیت نسخه تازه «اعمال شده» شود.
- نسخه قبلی همان لینک را از فهرست دانش حذف کنید.
یک محدودیت را هم در نظر داشته باشید: آیوا لینکی را که در ۲۴ ساعت گذشته خوانده است، دوباره نمی‌خواند و پیام خطا می‌دهد. پس اگر صفحه‌ای را امروز اضافه کرده‌اید و همین امروز تغییرش داده‌اید، برای تغییر فوری یک پرسش و پاسخ کوتاه اضافه کنید و فردا صفحه را دوباره بخوانید. صفحه‌هایی را هم که محتوایشان خیلی زود عوض می‌شود، مثل صفحه قیمت محصولات، تا جای ممکن با اتصال‌های زنده جایگزین کنید.
جشنواره‌ها، تخفیف‌ها و تعطیلات
اطلاعات موقت بیش از بقیه در خطر کهنه شدن است، چون معمولاً کسی یادش نمی‌ماند پاکش کند. چند قاعده ساده:
- برای هر جشنواره یک متن کوتاه جداگانه بنویسید، نه اینکه آن را لابه‌لای فایل اصلی قوانین بگذارید. حذف کردنش بعداً ساده‌تر است.
- تاریخ شروع و پایان را صریح بنویسید: «جشنواره پاییزه از ۱ تا ۱۵ آبان ۱۴۰۵». دستیار آیوا تاریخ امروز را به شمسی و میلادی می‌داند، پس تاریخ پایان کمک می‌کند جشنواره تمام‌شده را فعال معرفی نکند؛ اما جای حذف به‌موقع را نمی‌گیرد.
- روز پایان را در تقویم خودتان یادداشت کنید تا همان روز متن جشنواره را حذف کنید.
- ساعت کاری ویژه تعطیلات، مثل نوروز، را هم به همین شکل اضافه و بعد حذف کنید.
روال پیشنهادی به‌روزرسانی
به‌روز نگه داشتن دستیار وقتی کم‌زحمت می‌شود که به یک عادت تبدیل شود. این جدول را مبنای کار قرار دهید:
| زمان | کار | کجا در آیوا |
|---|---|---|
| هم‌زمان با هر تغییر | نسخه تازه قیمت، قانون، خدمت یا ساعت کاری را اضافه و نسخه قبلی را حذف کنید | پایگاه دانش و سؤالات متداول |
| هفتگی | چند گفتگوی اخیر را بخوانید و جواب‌های نادرست یا بی‌جواب را پیدا کنید | «مکالمات اخیر» در میزکار و تب «کاربران فعال» |
| ماهانه | فهرست دانش را مرور کنید، سندهای کهنه و تکراری را حذف کنید و ۱۰ سؤال کلیدی را دوباره بپرسید | پایگاه دانش و پیش‌نمایش |
| پیش از هر مناسبت | متن جشنواره یا ساعت کاری ویژه را اضافه کنید و روز حذفش را یادداشت کنید | پایگاه دانش |
| پایان هر مناسبت | متن‌های موقت را حذف کنید | پایگاه دانش |
چند نکته برای اجرای این روال:
- یک نفر را مسئول کنید. وقتی همه مسئول‌اند، در عمل هیچ‌کس مسئول نیست.
- به‌روزرسانی دستیار را به فرایند تغییر قیمت گره بزنید. اگر برای تغییر قیمت فهرست کار دارید، مثلاً اصلاح سایت و کاتالوگ، یک خط «به‌روزرسانی دستیار» هم به آن اضافه کنید.
- گفتگوها را در داشبورد مرور کنید. در همه پلن‌ها می‌توانید آخرین گفتگوها را در بخش «مکالمات اخیر» میزکار ببینید و گفتگوی کامل هر کاربر را در تب «کاربران فعال» بخوانید. روش پیدا کردن سؤال‌های بی‌جواب را در چرا چت‌بات جواب سؤال را نمی‌داند؟ توضیح داده‌ایم.
سؤالات متداول
آیا آیوا تغییرات سایتم را خودکار می‌خواند؟
نه. آیوا صفحه‌ها را خودکار دوباره نمی‌خواند و نقشه سایت هم وارد نمی‌کند. دو استثنا وجود دارد: افزونه وردپرس (از پلن آیوا هوشمند به بعد) نوشته‌های سایت را خودکار همگام می‌کند و اتصال ووکامرس (از پلن آیوا هوشمند به بعد) و باسلام (در همه پلن‌ها) قیمت و موجودی را زنده می‌خوانند.
اگر نسخه قبلی را حذف نکنم چه می‌شود؟
هر دو نسخه در دانش دستیار می‌مانند و ممکن است جواب از نسخه قبلی ساخته شود. به‌علاوه، کاراکترهای نسخه قبلی هم همچنان از سهمیه‌تان کم می‌شود.
تغییر فوری لازم دارم؛ کوتاه‌ترین راه چیست؟
اگر فقط یک عدد یا یک جمله عوض شده و آن موضوع جزو سؤالات متداول است، جوابش را همان‌جا ویرایش کنید. در غیر این صورت یک پرسش و پاسخ اضافه یا ویرایش کنید (از پلن آیوا آگاه به بعد). بعد هرچه زودتر منبع اصلی را هم اصلاح کنید تا تناقضی باقی نماند.
جمع‌بندی
دستیار هوشمند همان چیزی را می‌داند که آخرین بار به او گفته‌اید. اطلاعات زنده مثل قیمت و موجودی را تا جای ممکن به منبع اصلی وصل کنید، اطلاعات ثابت و نیمه‌ثابت را با روال «اول نسخه تازه، بعد حذف نسخه قبلی» جایگزین کنید و برای جشنواره‌ها تاریخ پایان بگذارید. با یک مرور کوتاه هفتگی، دستیارتان هم‌پای کسب‌وکارتان می‌ماند. اگر هنوز محتوای اولیه را مرتب نکرده‌اید، از چک‌لیست آماده‌سازی محتوا برای آموزش چت‌بات شروع کنید.
اگر آماده‌اید دستیاری با محتوای مرتب و به‌روز داشته باشید، ساخت دستیار را رایگان در آیوا شروع کنید.