چت‌بات برای مشاوران املاک: پاسخ‌گویی از روی فایل اکسل ملک‌ها
چت‌بات مشاور املاک از روی فایل اکسل ملک‌ها به سؤال‌های قیمت، متراژ، منطقه و شرایط رهن و اجاره جواب می‌دهد. ساختار فایل، مرزها و روال به‌روزرسانی را ببینید.
در یک دفتر املاک، بیشتر تماس‌ها و پیام‌ها با یک الگو شروع می‌شوند: «آپارتمان دوخوابه در فلان محله دارید؟»، «با ۵۰۰ میلیون ودیعه چه چیزی هست؟»، «ملک کد ۱۰۲۴ آسانسور دارد؟». جواب بیشتر این سؤال‌ها در فایل ملک‌های شماست؛ همان فایل اکسلی که مشاوران هر روز بازش می‌کنند.
اگر همین فایل را مرتب به چت‌بات بدهید، می‌تواند در هر ساعتی به این سؤال‌ها جواب بدهد و شماره مشتری‌های جدی را برای هماهنگی بازدید در اختیارتان بگذارد. اگر با خود مفهوم چت‌بات هنوز آشنا نیستید، راهنمای جامع چت‌بات سایت را هم ببینید.
در این مقاله می‌بینید فایل ملک‌ها را چطور بچینید، چت‌بات با آن چه کاری می‌کند و چه کاری نمی‌کند، فایل را چطور به‌روز نگه دارید و از سؤال مشتری چطور به بازدید برسید.
سؤال‌هایی که مشتری‌های املاک می‌پرسند
- جستجو: ملک در یک منطقه مشخص، با بودجه، متراژ یا تعداد خواب معین
- جزئیات یک ملک: طبقه، آسانسور، پارکینگ، انباری، سال ساخت و امکانات
- شرایط مالی: قیمت فروش، مبلغ ودیعه و اجاره ماهانه
- روال کار: ساعت کاری دفتر، روش هماهنگی بازدید، مدارک لازم برای قرارداد و نحوه محاسبه کمیسیون
- سپردن ملک: مالکی که می‌خواهد ملکش را برای فروش یا اجاره به شما بسپارد
سه دسته اول از فایل ملک‌ها جواب داده می‌شوند و بقیه از یک سند کوتاه درباره روال کار دفتر که آن را هم در پایگاه دانش می‌گذارید.
فایل اکسل ملک‌ها: یک ردیف برای هر ملک
آیوا هر ردیف جدول را کامل و همراه با نام ستون‌ها می‌خواند. یعنی اگر هر ردیف یک ملک باشد، دستیار همه مشخصات همان ملک را کنار هم می‌بیند و احتمال اینکه مشخصات دو ملک با هم اشتباه شوند کمتر می‌شود. ستون‌های پیشنهادی برای یک ملک اجاره‌ای:
| ستون | نمونه مقدار |
|---|---|
| کد ملک | ۱۰۲۴ |
| نوع معامله | رهن و اجاره |
| نوع ملک | آپارتمان |
| منطقه و محله | محله نمونه |
| متراژ (متر مربع) | ۸۵ |
| تعداد خواب | ۲ |
| طبقه | سوم از پنج |
| سال ساخت | ۱۳۹۸ |
| ودیعه (تومان) | ۵۰۰ میلیون |
| اجاره ماهانه (تومان) | ۱۲ میلیون |
| امکانات | آسانسور، پارکینگ، انباری |
| لینک آگهی | نشانی صفحه ملک در سایت شما |
برای ملک‌های فروشی، ستون «قیمت فروش (تومان)» را پر کنید و دو ستون ودیعه و اجاره را خالی بگذارید. چند قاعده دیگر هم دقت جواب‌ها را بالا می‌برد:
- واحد را در نام ستون بنویسید تا عدد بدون واحد اشتباه خوانده نشود.
- نام هر محله را همه‌جا یکسان بنویسید؛ اگر یک جا «محله الف» و جای دیگر «شهرک الف» باشد، جستجو دقت کمتری دارد.
- برای هر ملک فقط یک ردیف داشته باشید و از سلول‌های ادغام‌شده پرهیز کنید.
- ملک‌هایی را که فروخته یا اجاره داده شده‌اند از فایل بردارید تا به مشتری پیشنهاد نشوند.
- اگر برای ملک‌ها صفحه آگهی دارید، ستون لینک را اضافه کنید. دستیار فقط لینک‌هایی را می‌دهد که در اطلاعات شما آمده باشد و خودش لینک نمی‌سازد.
فایل اکسل (XLSX یا XLS) و CSV در همه پلن‌ها، حتی دوره آزمایشی، قابل بارگذاری است.
نکته: نام و شماره مالک، پلاک دقیق و هر اطلاعات خصوصی را در این فایل نگذارید. هر چیزی که در پایگاه دانش است ممکن است به هر بازدیدکننده‌ای گفته شود. محله و مشخصات کلی کافی است؛ نشانی دقیق را مشاور هنگام بازدید می‌دهد.
چت‌بات با این فایل چه کار می‌کند و چه کار نمی‌کند
وقتی مشتری سؤالی می‌پرسد، دستیار آیوا ردیف‌هایی از فایل را پیدا می‌کند که بیشترین ارتباط را با سؤال دارند و از روی همان‌ها جواب می‌نویسد. این جستجو هم معنای سؤال را در نظر می‌گیرد و هم کلمه‌های کلیدی مثل کد ملک یا نام محله را. نتیجه در عمل این است:
- خوب جواب می‌دهد به: «ملک کد ۱۰۲۴ پارکینگ دارد؟»، «در محله نمونه آپارتمان دوخوابه اجاره‌ای دارید؟» یا «یک آپارتمان فروشی حدود ۱۰۰ متری در منطقه الف دارید؟»
- محدودیت دارد در: درخواست‌هایی مثل «همه ملک‌های زیر ۳ میلیارد را فهرست کن». دستیار مثل فیلتر اکسل همه ردیف‌های مطابق را بیرون نمی‌کشد؛ از میان ردیف‌های مرتبطی که پیدا کرده جواب می‌دهد و ممکن است همه موارد در فهرستش نیایند.
برای بهتر شدن جواب در این نوع سؤال‌ها سه کار از دستتان برمی‌آید:
- فایل را کوچک و به‌روز نگه دارید و فقط ملک‌های فعال را در آن بگذارید.
- از پلن آیوا هوشمند، «میزان انطباق پاسخ با اسناد» را روی «زیاد» بگذارید تا دستیار بخش‌های بیشتری از فایل را در جوابش در نظر بگیرد.
- اگر ملک‌ها را در نرم‌افزاری نگه می‌دارید که API دارد، با «ابزار شخصی» (از پلن آیوا هوشمند) دستیار می‌تواند مستقیم در همان نرم‌افزار جستجو کند. جزئیاتش در مقاله اتصال چت‌بات به نرم‌افزارهای خودتان با «ابزار شخصی» آمده است.
چند کار را هم دستیار انجام نمی‌دهد و بهتر است از اول بدانید:
- طبق قوانین داخلی آیوا، قیمت یا مشخصاتی را که در فایل نیست حدس نمی‌زند و در این حالت می‌گوید «اطلاعاتی در این باره در دسترسم نیست.»
- ارزش ملکی را که در فایل شما نیست تخمین نمی‌زند. در «دستورالعمل‌ها» هم بنویسید که پرسش‌های حقوقی درباره قرارداد را به مشاور ارجاع دهد.
- کاربران نمی‌توانند در چت عکس بفرستند و عکس‌ها به‌تنهایی به‌عنوان دانش پذیرفته نمی‌شوند. برای تصاویر ملک، همان ستون لینک آگهی را پر کنید.
فایل را به‌روز نگه دارید
بازار ملک هر روز تغییر می‌کند و فایل اکسل خودکار با دفتر شما همگام نمی‌شود. این روال ساده را هر روز، یا هر چند روز یک بار، انجام دهید:
- در ساعت مشخصی، نسخه تازه فایل ملک‌ها را آماده کنید.
- فایل قبلی را از پایگاه دانش حذف کنید و فایل تازه را بارگذاری کنید. بارگذاری دوباره فایلی که دقیقاً مثل قبلی باشد پذیرفته نمی‌شود.
- صبر کنید تا وضعیت فایل «اعمال شده» شود؛ پردازش کمی زمان می‌برد.
- یکی دو ملک تازه را در پیش‌نمایش بپرسید تا مطمئن شوید جواب درست است.
حجم فایل را هم در نظر بگیرید. سقف پایگاه دانش در دوره آزمایشی ۱۰۰ هزار کاراکتر، در آیوا آگاه ۲ میلیون، در آیوا هوشمند ۳ میلیون و در آیوا ژرف نامحدود است و حذف هر فایل، کاراکترهایش را به سهمیه برمی‌گرداند. روال‌های بیشتر را در مقاله به‌روز نگه داشتن چت‌بات بعد از تغییر قیمت و موجودی ببینید.
از سؤال تا بازدید
جواب دادن نیمی از کار است؛ نیم دیگر رساندن مشتری جدی به مشاور است.
- شماره مشتری (همه پلن‌ها): با «اطلاعات ضروری» می‌توانید پیش از گفتگو نام و موبایل بپرسید. هر فیلد اضافه ممکن است عده‌ای را از شروع گفتگو منصرف کند؛ برای املاک، موبایل معمولاً کافی است. جزئیات این انتخاب را در مقاله جذب سرنخ با چت‌بات نوشته‌ایم.
- فهرست و گفتگوهای مشتری‌ها (همه پلن‌ها): در بخش «کاربران فعال» تاریخچه گفتگوی هر کاربر را می‌بینید و با «خروجی اکسل» نام، ایمیل و موبایل کاربران را دریافت می‌کنید. پس می‌دانید هر مشتری درباره کدام ملک پرسیده است.
- وقت بازدید (فقط آیوا ژرف): با قابلیت «رزرو»، مشتری از منوی ویجت یکی از زمان‌های آزاد هفتگی را با تقویم شمسی انتخاب می‌کند. یادآوری خودکاری فرستاده نمی‌شود و تأیید بازدید با دفتر است.
- سپردن ملک (فقط آیوا ژرف): یک فرم با فیلدهایی مثل نوع ملک، محله، متراژ، نوع معامله و شماره تماس بسازید. پاسخ‌ها در بخش «فرم‌ها»ی داشبورد دیده می‌شوند. توضیح کامل فرم و رزرو در مقاله نوبت‌دهی و فرم در دل چت‌بات آمده است.
- شماره دفتر (از آیوا هوشمند): با وارد کردن شماره تماس پشتیبانی، دستیار وقتی مشتری راه تماس خواست یا جوابی نداشت، آن را اعلام می‌کند.
نمونه گفتگو
گفتگوی زیر نمونه‌ای فرضی از دستیار «املاک نمونه» است و ملک‌ها و مبالغ آن ساختگی‌اند.
مشتری: سلام. در محله نمونه آپارتمان دوخوابه برای رهن و اجاره دارید؟ حدود ۵۰۰ میلیون تومان ودیعه دارم.
دستیار: سلام! در فایل‌های فعلی دو مورد نزدیک به شرایط شما هست:
- کد ۱۰۲۴: ۸۵ متر، طبقه سوم، ساخت ۱۳۹۸، ودیعه ۵۰۰ میلیون و اجاره ماهانه ۱۲ میلیون تومان، با آسانسور و پارکینگ
- کد ۱۰۳۱: ۷۸ متر، طبقه اول، ودیعه ۴۵۰ میلیون و اجاره ماهانه ۱۴ میلیون تومان، بدون پارکینگ
مشتری: ودیعه و اجاره مورد اول قابل تبدیل است؟
دستیار: اطلاعاتی در این باره در دسترسم نیست. مشاوران دفتر می‌توانند امکان تبدیل را از مالک بپرسند و به شما خبر بدهند.
مشتری: برای بازدید چه کار کنم؟
دستیار: مشاوران ما برای هماهنگی بازدید با همان شماره‌ای که ابتدای گفتگو ثبت کردید تماس می‌گیرند. ساعت کاری دفتر شنبه تا پنجشنبه از ۹ تا ۱۹ است.
جواب آخر از دستورالعمل و سند روال کار دفتر آمده است. دستیار خودش کسی را خبر نمی‌کند و برای ثبت‌نام تازه اعلانی برای شما نمی‌فرستد؛ پس فهرست کاربران را هر روز مرور کنید و با مشتری‌ها تماس بگیرید.
جمع‌بندی
فایل اکسل ملک‌ها همین حالا در دفتر شما هست و جواب بیشتر سؤال‌های مشتری‌ها در آن است. اگر آن را با یک ردیف برای هر ملک و ستون‌های روشن مرتب کنید، به‌روز نگهش دارید و اطلاعات خصوصی را از آن بیرون بگذارید، چت‌بات می‌تواند در هر ساعتی به سؤال‌های تکراری جواب بدهد و مشاوران شما وقتشان را برای بازدید و مذاکره بگذارند.
ساخت دستیار دفترتان را رایگان شروع کنید و همین فایل ملک‌ها را در دوره آزمایشی امتحان کنید.