دستیار هوشمند داخلی برای منابع انسانی: پاسخ به سؤالات کارکنان
دستیار هوشمند داخلی منابع انسانی از روی آیین‌نامه‌ها به سؤالات کارکنان درباره مرخصی، مزایا و فرایندها جواب می‌دهد. ساخت، محدودیت‌ها و نکات امنیتی را ببینید.
واحد منابع انسانی هر هفته به سؤال‌هایی جواب می‌دهد که جوابشان در آیین‌نامه‌ها نوشته شده است: «مرخصی ازدواج چند روز است؟»، «هزینه‌های درمان را چطور بگیرم؟»، «فرم مأموریت کجاست؟». آیین‌نامه‌ها معمولاً فایل‌های PDF طولانی‌اند که کمتر کسی تا آخر می‌خواندشان، و پرسیدن از همکار منابع انسانی راحت‌تر است.
یک دستیار هوشمند داخلی می‌تواند از روی همین آیین‌نامه‌ها به کارکنان جواب بدهد؛ در هر ساعتی و بدون اینکه کسی کارش را زمین بگذارد. اگر با خود مفهوم چت‌بات هنوز آشنا نیستید، راهنمای جامع چت‌بات سایت را هم ببینید.
در این مقاله می‌بینید چنین دستیاری به چه سؤال‌هایی جواب می‌دهد، چه محتوایی لازم دارد، کجا قرارش بدهید و مهم‌تر از همه، چه چیزهایی را نباید به آن بسپارید.
دستیار داخلی به چه سؤال‌هایی جواب می‌دهد
- مرخصی و مأموریت: انواع مرخصی و شرایطشان، روال ثبت درخواست و مهلت‌ها
- ساعت کاری: ساعت ورود و خروج، قوانین دورکاری و ساعت کاری ایام خاص
- مزایا و رفاه: بیمه تکمیلی، وام، کمک‌هزینه‌ها و روش درخواستشان
- فرایندها: درخواست گواهی اشتغال به کار، تسویه‌حساب، معرفی‌نامه و جای فرم‌ها
- ورود کارکنان جدید: کارهای هفته اول، سامانه‌هایی که باید به آن‌ها دسترسی بگیرند و شماره داخلی واحدها
وجه مشترک همه این‌ها این است که جوابشان برای همه کارکنان یکسان است و در یک سند رسمی نوشته شده است. معیار انتخاب سؤال‌ها همین است.
چه چیزهایی را نمی‌داند و نباید بداند
دستیار داخلی به اطلاعات شخصی کارکنان دسترسی ندارد و نباید هم داشته باشد: مانده مرخصی هر نفر، حقوق و فیش، ارزیابی عملکرد یا سوابق انضباطی. این‌ها را در پایگاه دانش نگذارید. دلیلش سه واقعیت فنی است که بهتر است صادقانه بدانید:
- ویجت ورود کاربر را بررسی نمی‌کند. ویجت با یک شناسه عمومی به دستیار وصل می‌شود. گذاشتنش فقط در صفحه‌ای از اینترانت، محتوای دستیار را محرمانه نمی‌کند؛ هر کسی که این شناسه را داشته باشد می‌تواند با دستیار گفتگو کند.
- داده‌ها رمزگذاری سرتاسری ندارند. اسناد و گفتگوها به‌صورت متن عادی در پایگاه داده آیوا ذخیره می‌شوند و برای تولید هر پاسخ، متن مرتبط به ارائه‌دهنده مدل هوش مصنوعی فرستاده می‌شود.
- هر چیزی در پایگاه دانش ممکن است گفته شود. دستیار ممکن است هر بخشی از اسناد را در جواب هر کاربری بیاورد.
نتیجه ساده است: فقط اسنادی را بارگذاری کنید که اگر بیرون از سازمان هم دیده شوند، مشکلی پیش نیاید. توضیح کامل‌تر را در مقاله امنیت و حریم خصوصی در چت‌بات بخوانید.
یک نکته دیگر: دستیار فقط درباره سازمان شما و از روی اسناد شما جواب می‌دهد و کارهای نامرتبط مثل برنامه‌نویسی، ترجمه متن یا گپ عمومی را رد می‌کند. پس جایگزین یک دستیار عمومی هوش مصنوعی برای کارکنان نیست؛ کارش پاسخ به سؤال‌های سازمانی است.
محتوا: از آیین‌نامه‌ها شروع کنید
- آیین‌نامه‌های معتبر را جمع کنید. نسخه نهایی آیین‌نامه مرخصی، آیین‌نامه رفاهی، راهنمای کارکنان جدید و شرح فرایندها. فایل‌های PDF، DOCX و TXT در همه پلن‌ها، حتی دوره آزمایشی، پذیرفته می‌شوند.
- بخشنامه‌های منسوخ را کنار بگذارید. اگر دو سند درباره یک موضوع دو حکم متفاوت داشته باشند، دستیار نمی‌داند کدام معتبر است.
- نسخه متنی را به اسکن ترجیح دهید. صفحه‌های اسکن‌شده PDF با نویسه‌خوان نوری فارسی و انگلیسی خوانده می‌شوند، اما کیفیت اسکن روی نتیجه اثر دارد.
- شماره‌های داخلی را در جدول بدهید. یک فایل اکسل با یک ردیف برای هر واحد و ستون‌هایی مثل «واحد»، «کارهایی که انجام می‌دهد» و «شماره داخلی».
- پنج سؤال پرتکرار را جدا ثبت کنید. در بخش سؤالات متداول (همه پلن‌ها)، با جوابی که دقیقاً می‌خواهید.
حجم را هم در نظر بگیرید. سقف پایگاه دانش در دوره آزمایشی ۱۰۰ هزار کاراکتر، در آیوا آگاه ۲ میلیون، در آیوا هوشمند ۳ میلیون و در آیوا ژرف نامحدود است. مجموعه کامل آیین‌نامه‌های یک سازمان ممکن است از سقف دوره آزمایشی بیشتر شود. چک‌لیست آماده‌سازی محتوا برای آموزش چت‌بات در این مرحله به کارتان می‌آید.
کجا قرارش بدهید: یک صفحه در اینترانت
- ویجت در اینترانت (همه پلن‌ها): کد یک‌خطی ویجت را در صفحه‌ای از پورتال یا اینترانت بگذارید. ویجت از سرور آیوا بارگذاری می‌شود، پس مرورگر کارکنان باید به اینترنت و نشانی
aivarobot.comدسترسی داشته باشد. - شناختن پرسشگر (همه پلن‌ها): با «اطلاعات ضروری» می‌توانید پیش از گفتگو نام یا ایمیل بخواهید. این اطلاعات را خود کاربر وارد می‌کند و تأیید نمی‌شود.
- تاریخچه یکپارچه برای کاربران واردشده (همه پلن‌ها): اگر پورتال شما ورود کاربر دارد، توسعه‌دهنده‌تان می‌تواند با متد
setUserIdدر ویجت، گفتگوهای هر کارمند را روی دستگاه‌های مختلف یکپارچه نگه دارد و هنگام خروج باunsetUserIdاو را دوباره ناشناس کند. جزئیات در مستندات ویجت و مقاله کنترل ویجت آیوا با جاوااسکریپت آمده است. - پیام‌رسان بله (از آیوا آگاه): اگر کارکنان در بله فعال‌اند، همان دستیار را با همان دانش به یک ربات بله هم وصل کنید.
درخواست‌ها و اتصال به سامانه‌ها
پاسخ به سؤال یک چیز است و ثبت درخواست چیز دیگر. برای این بخش دو راه دارید و هر کدام محدودیتی دارد که باید بدانید:
- فرم (فقط آیوا ژرف): می‌توانید فرم‌هایی مثل «درخواست گواهی اشتغال به کار» با فیلدهای متنی، انتخابی و تاریخ با تقویم شمسی بسازید. کارمند فرم را از منوی ویجت باز می‌کند و درخواست‌ها در بخش «فرم‌ها»ی داشبورد دیده می‌شوند. برای فرم تازه اعلانی فرستاده نمی‌شود، پس یک نفر باید این بخش را مرتب بررسی کند. پلن آیوا ژرف را از طریق واحد فروش تهیه می‌کنید.
- ابزار شخصی (از آیوا هوشمند): دستیار می‌تواند API سامانه‌های شما را صدا بزند. اما به دلایل امنیتی، ابزارها به نشانی‌های شبکه داخلی و خصوصی دسترسی ندارند؛ پس سامانه‌ای که فقط در اینترانت در دسترس است، از این راه قابل استفاده نیست. از طرف دیگر، چون هویت کاربر در چت تأیید نمی‌شود، این ابزار را فقط برای اطلاعات غیرشخصی به کار ببرید؛ مثل برنامه سرویس رفت‌وآمد یا تقویم رویدادهای سازمان. جزئیات را در مقاله اتصال چت‌بات به نرم‌افزارهای خودتان ببینید.
نمونه گفتگو
گفتگوی زیر نمونه‌ای فرضی از دستیار «شرکت نمونه» است و مقررات و شماره‌های آن ساختگی‌اند.
کارمند: سلام. برای ازدواج مرخصی ویژه داریم؟
دستیار: سلام و تبریک! بله. طبق آیین‌نامه مرخصی شرکت نمونه، هر کارمند برای ازدواج ۳ روز مرخصی با حقوق دارد. درخواست را دست‌کم یک هفته قبل در سامانه حضور و غیاب ثبت کنید.
کارمند: الان چند روز مرخصی استحقاقی برایم مانده؟
دستیار: من به اطلاعات شخصی کارکنان، از جمله مانده مرخصی، دسترسی ندارم. مانده مرخصی‌تان در سامانه حضور و غیاب دیده می‌شود و اگر سؤالی درباره آن دارید، با واحد منابع انسانی به شماره داخلی ۲۱۰ تماس بگیرید.
کارمند: فرم درخواست مأموریت را از کجا بگیرم؟
دستیار: فرم درخواست مأموریت در پورتال کارکنان، بخش «فرم‌های اداری» است. بعد از تکمیل، آن را برای تأیید به مدیر مستقیمتان بدهید.
جواب دوم را دستورالعمل شما شکل داده است؛ در بخش «دستورالعمل‌ها» بنویسید که دستیار برای سؤال‌های شخصی، کارمند را به کدام سامانه یا شماره داخلی ارجاع دهد. بدون این دستورالعمل، دستیار فقط می‌گوید «اطلاعاتی در این باره در دسترسم نیست.»
چند توصیه برای شروع
- از یک حوزه شروع کنید. مثلاً فقط مرخصی و مزایا. وقتی جواب‌ها دقیق شد، حوزه‌های دیگر را اضافه کنید.
- به کارکنان صادقانه بگویید. توضیح دهید که با یک دستیار هوش مصنوعی حرف می‌زنند، مرجع نهایی متن آیین‌نامه است و گفتگوهایشان در داشبورد برای مدیر دستیار قابل مشاهده است.
- گفتگوها را مرور کنید. هر ماه در «مکالمات اخیر» ببینید چه سؤال‌هایی بی‌جواب مانده‌اند و جوابشان را به اسناد اضافه کنید.
- با هر بخشنامه تازه، سند را عوض کنید. نسخه قبلی را حذف و نسخه جدید را بارگذاری کنید تا دو حکم متفاوت در پایگاه دانش نماند.
جمع‌بندی
دستیار هوشمند داخلی برای منابع انسانی وقتی خوب کار می‌کند که از اسناد عمومی سازمان تغذیه شود و از اطلاعات شخصی دور بماند. آیین‌نامه‌های معتبر را مرتب کنید، بخشنامه‌های منسوخ را کنار بگذارید، محدودیت‌های امنیتی را جدی بگیرید و دستیار را جایی قرار دهید که کارکنان راحت به آن برسند. نتیجه، واحد منابع انسانی‌ای است که وقتش را برای کارهایی می‌گذارد که واقعاً به انسان نیاز دارند.
ساخت دستیار داخلی سازمانتان را رایگان شروع کنید و با آیین‌نامه مرخصی، آن را در دوره آزمایشی امتحان کنید.